Chief of Staff (m/w/d) | 100 % Ehrenamt | 100 % Remote

Der Deutsche Hilfsbund e.V. (DEHIB) bündelt Hilfsorganisationen und macht soziales Engagement wirtschaftlich schlagkräftig und systemisch wirksam. Unsere Initiative verbindet Verbände, entwickelt professionelle, leistungsfähige und zukunftsfähige Organisationsstrukturen und baut bundesweit eine Plattform für gesellschaftliche Wirkung auf.

Zur Unterstützung unserer Chief Operating Officer (COO) suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und empathische Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität als Chief of Staff. In dieser zentralen Schnittstellenrolle unterstützt du die COO bei der Steuerung wichtiger Organisationsprozesse, der professionellen Betreuung unserer Gremien sowie der Mitgliederkommunikation und Veranstaltungskoordination.

Du sorgst für professionell vorbereitete Entscheidungen, verlässliche Nachverfolgung und einen klaren Informationsfluss zwischen Bundesvorstand, Gremien, Mitgliedern und Fachbereichen. Gleichzeitig organisierst du zentrale Sitzungen und Verbandsformate und wirkst daran mit, Prozesse und Kommunikationsstrukturen des DEHIB weiterzuentwickeln.

Hinweis

Die Tätigkeit ist ehrenamtlich, unvergütet und begründet kein Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnis. Sie eignet sich für unterschiedliche Lebensphasen, auch begleitend zu einer Anstellung, und dient der persönlichen sowie fachlichen Weiterentwicklung.

Der zeitliche Einsatz liegt bei ca. 5 bis 8 Stunden pro Woche. Für die Betreuung von Gremienmitgliedern ist eine zeitnahe Erreichbarkeit per E-Mail oder mobil wünschenswert.

Aufgaben

• Betreuung und Koordination des Fachkräfterats, des Kuratoriums und weiterer Gremien sowie Kommunikation mit Gremienmitgliedern und relevanten Stakeholdern

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Sitzungen und Verbandsformaten einschließlich Einladungen, Anmeldungen und Informationsmaterialien

• Verlässliches Nachhalten von Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines

• Kommunikation und organisatorische Schnittstellenarbeit zwischen Bundesvorstand, Gremien, Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Fachbereichen

• Unterstützung der COO bei bereichsübergreifenden Organisations- und Koordinationsthemen sowie Mitwirkung beim Aufbau und bei der Optimierung organisatorischer Prozesse und interner Kommunikationsstrukturen

Qualifikation

• Interesse an Organisationsentwicklung, Governance, Verbandsmanagement, interner Kommunikation und Veranstaltungsmanagement

• Erste Erfahrung im Projekt- oder Eventmanagement, in einer Assistenzfunktion, in der Vereins- oder Verbandsarbeit oder in der Koordination von Gremien

• Erfahrung mit Vorständen, Beiräten oder ehrenamtlichen Strukturen ist von Vorteil

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Teams, Planner, OneNote und SharePoint

• Sehr strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude daran, Themen verbindlich und zügig voranzubringen

• Fähigkeit, konzeptionell zu denken und zugleich pragmatisch in die operative Umsetzung zu gehen

• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Empathie, Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit sowie Freude am aktiven Informationsaustausch und an der Zusammenarbeit im Ehrenamt

Benefits

Gestaltung & Verantwortung

• Hoher strategischer und operativer Gestaltungsspielraum in einer zentralen Schnittstellenfunktion im COO-Office.

• Direkte Zusammenarbeit mit der COO, dem Bundesvorstand und den zentralen Gremien des DEHIB.

• Eigenverantwortung mit sichtbarem Einfluss auf Entscheidungen, Informationsflüsse, Veranstaltungen und Organisationsstrukturen.

• Möglichkeit, die Gremien-, Mitglieder- und Verbandsarbeit einer bundesweit tätigen Organisation professionell mitzugestalten.

Exklusives Netzwerk

• Zugang zu einem wachsenden Netzwerk aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und Non-Profit-Organisationen.

• Zusammenarbeit mit Unternehmer:innen, Führungskräften und Expert:innen unterschiedlichster Fachrichtungen.

• Möglichkeit, das eigene berufliche Netzwerk nachhaltig auszubauen.

• Teilnahme an internen Netzwerkveranstaltungen sowie ausgewählten Veranstaltungen des DEHIB.

Persönliche & fachliche Entwicklung

• Ausbau deiner Kompetenzen in Governance, Stakeholder-Kommunikation, Veranstaltungsmanagement und Organisationsentwicklung.

• Praktische Erfahrung in der Vorstands- und Gremienarbeit einer bundesweiten Organisation.

• Entwicklung deiner Fähigkeiten in der Aufbereitung komplexer Themen, im Stakeholdermanagement und in der bereichsübergreifenden Koordination.

• Mitarbeit an gesellschaftlich relevanten Projekten mit hoher Sichtbarkeit.

Unterstützung durch den DEHIB

• Professionelles Onboarding sowie strukturierte Einarbeitung in Gremien, Mitgliederkommunikation, Veranstaltungsformate, Abläufe und digitale Zusammenarbeit.

• Fachlicher Austausch mit Expert:innen aus Recht, Personal, Digitalisierung, Kommunikation und Organisationsentwicklung.

• Zugriff auf das Know-how der angeschlossenen Organisationen und Kooperationspartner.

• Gegenseitige Unterstützung innerhalb eines interdisziplinären Expert:innen-Netzwerks.

Sichtbarkeit & Reputation

• Offizielle Funktion als Chief of Staff im COO-Office einer bundesweit tätigen Organisation.

• Wertvolle Referenz für COO-nahe Koordination, Vorstands- und Gremienarbeit sowie Verbandsmanagement.

• Möglichkeit, den DEHIB in Gremien, Projekten, Mitgliederformaten und bei ausgewählten Veranstaltungen zu vertreten.

• Qualifiziertes Ehrenamtszeugnis und Tätigkeitsnachweis.

Flexibilität

• Vollständig remote organisierte Zusammenarbeit.

• Flexible Zeiteinteilung und gute Vereinbarkeit mit Beruf und Familie.

• Unbefristet und langfristig angelegte Rolle mit direkter Nähe zur operativen Gesamtsteuerung.

• Moderne digitale Zusammenarbeit über Microsoft 365.

Sinn & Wirkung

• Aktiver Beitrag zum Aufbau einer nachhaltigen, professionellen Ehrenamtsorganisation.

• Möglichkeit, tragfähige Entscheidungs-, Kommunikations- und Veranstaltungsstrukturen mitzugestalten.

• Zusammenarbeit mit Menschen, die Verantwortung übernehmen und gesellschaftlich etwas bewegen möchten.

Ein Anschreiben ist gerne gesehen. Daraus sollte hervorgehen, welche Erfahrungen im Projekt- oder Eventmanagement, in Assistenz- und Koordinationsfunktionen, in der Vorstands- oder Gremienarbeit oder in Vereinen und Verbänden mitgebracht werden und weshalb eine Mitarbeit als Chief of Staff im COO-Office des Deutschen Hilfsbundes motiviert.

Originally posted on Himalayas